Fundera på vad ni vill göra, hur det ska göras, vilka som är målgruppen, var ni ska ha evenemanget och vad som ska innefattas. Ska det finnas godis, läsk och popcorn på plats? Ska personer bjudas in till discot? Ska det göras lekar eller tävlingar? Vilken musik ska spelas? Hur ska salen pyntas?

När ni har spånat på en idé är det dags att förbättra idén ytterligare. Tänk fritt, men utgå från idéerna ni kommit överens om. Gör idéerna mer konkreta och specifika. Utgå från vad som är möjligt att göra.

En förening gör det möjligt att öppna ett bankkonto och ta del av ekonomisk och praktisk hjälp från Vi Unga. Det tar ungefär en timme att starta en förening. Vårt startkit guidar dig steg för steg genom hela processen.

En studiecirkel gör det möjligt att lära sig saker tillsammans. Det sker frivilligt och i organiserad form. Med en studiecirkel kan du få stöd och hjälp från Studieförbundet Vuxenskolan. Ni kan få tillgång till lokaler, utrustning och fikabidrag.

Med en tidsplan får ni överblick över allt som ska göras. Detta gör det lättare att planera, då ni kommer få en tydligare bild av hur omfattande projektet kommer vara. Ni kan ladda ner vår guide för att göra en tidsplan – den kan även användas som checklista, där ni kryssar för det ni blivit klara med.

En aktivitetsplan gör det lättare att se allt som behöver göras och när det behöver bli gjort. Vad ska göras? Vem ska göra vad? När ska det vara klart? Se till så att alla vet vad de ska göra. Kom ihåg att ha med allt som ska göras i aktivitetsplanen, även små uppgifter. Detta gör så att ni kommer ihåg att göra allt, vilket underlättar planeringen och utförandet.

Vilka uppgifter ska funktionärerna ha? Hur många funktionärer behövs? Ska samma personer finnas tillgängliga under hela discot eller ska varje person vara med en begränsad tid?

Vilken utrustning behöver finnas på plats i lokalen? Vilken utrustning behöver ni fixa? Det kan både vara möbler och pynt, men också bra spellistor och högtalare.

Ska discot ha något tema? Det kan exempelvis vara halloweentema med läskig inredning, maskeradtema där alla är utklädda eller “kom som du är”-tema.

Ska det finnas mat, dryck eller snacks tillgängligt, och i sådana fall vad? Ska det finnas försäljning eller ska det ingå i inträdespriset?

Vilka säkerhetsregler ska finnas? Vilka beteenden har ni nolltolerans mot och vad händer om man bryter mot dem? Hur ska ni se till så att lokalen och aktiviteterna är säkra?

Hur mycket pengar kommer ni behöva för att genomföra discot? Kommer ni få in några pengar under arrangemanget? Gör en budget för att se vilka utgifter och inkomster ni kommer ha, och tänk ut hur ni ska göra för att ha råd att genomföra evenemanget.

Var vill ni ha discot? Ska det arrangeras i en gympasal, hembygdsgård eller någon annanstans? Det kan vara bra om det finns ett bra högtalarsystem i lokalen ifall ni ska lyssna på musik! Fundera på vilka lokaler som finns i er närhet och om ni kan låna eller hyra dem.

Ska ni skicka inbjudningar till skolor och bjuda in skolklasser, eller är vem som helst välkommen till discot?

Hur ska ni marknadsföra discot så att människor får reda på att den kommer ske, och att de borde vara där? Hur gör ni för att nå målgruppen? Kan arrangörsgruppen ha sociala medier eller ska ni sprida ordet muntligt eller via affischer?

När ni valt ut en lokal som passar bra för disco är det dags att fixa så att ni kan använda den. Kontakta den som är ansvarig för lokalen och kolla vilka regler och villkor som gäller för att låna eller hyra den. Ibland kan Studieförbundet Vuxenskolan eller kommunen komma med tips och råd.

Bestäm vilka personer som ska vara funktionärer under discot och vilka roller respektive person ska ha. Ska ni i arrangörsgruppen vara funktionärer eller ska ni kontakta andra personer? Se till så att personerna vet vad det innebär att vara funktionärer och är beredda att ta det ansvar som behövs.

Införskaffa utrustning som behövs. Behövs det möbler, inredningsdekorationer, pynt, särskilda lampor, vinster till tävlingar eller ljudutrustning? Vad finns på plats i lokalen och vad ska ni fixa?

Köp mat, dryck, fika och snacks som ni vill servera under discot. Tänk på allergier och kostval och se till så att det finns alternativ som är veganska, äggfria, mjölkfria, köttfria, glutenfria och nötfria. Märk upp på skyltar om något ätbart innehåller allergener.

Ta fram säkerhetsregler, exempelvis vilka beteenden som inte är okej. Ta också fram säkerhetsrutiner för om lokalerna behöver utrymmas, om någon olycka inträffar eller kolla hur brandsäkerheten ser ut.

Pengar kan komma in genom bidrag, stipendier och sponsorer. Det kan också komma in genom inträde eller genom att deltagarna handlar exempelvis godis under discot.

Skicka ut information om discot till ställen där era målgrupper finns, exempelvis på sociala medier, skolor, fritidsgårdar, föreningar, bibliotek och kulturhus.

Marknadsför discot genom affischer, tidningar och sociala medier. Sätt upp information på skolor och ungdomsgårdar där barn och unga finns.

Ansvarsfördelning är viktigt för att försäkra sig om att allt blir gjort, och att alla är delaktiga i det som görs. Skriv ner alla områden ni kommer på och bestäm vem som är ansvarig för vad. Ansvarsområden kan innefatta nedanstående:

• Fixa till i lokalen:Vem förbereder lokalerna? Vem håller koll på nyckeln?
• Städning:Vilka städar efter att discot är avslutat?
• Fixa utrustning:Vem ser till så att utrustningen finns på plats?
• Säkerhet:Vem ser till så att discot är säkert?
• Mat och fika:Vem inhandlar och serverar?
• Funktionärer:Vem sköter logistik och inträde?
• Sociala medier:Vem tar bilder, filmar och sprider information om discot?

Gör ett dagsschema för arrangörer och funktionärer där alla uppgifter och allas ansvarsområden framgår tydligt. Skriv upp vad som ska göras, när och av vem.

Ska det finnas organiserade aktiviteter under discot? Exempelvis lekar, tävlingar eller skattjakt? Se till att skriva ett schema för det i sådant fall, så att alla vet vad som gäller.

Se till så att det finns en säkerhetsansvarig på plats som ser till att alla beter sig snällt. Det är också personens uppgift att se till så att nödutgångar är fria och att inte maxantalet personer i lokalen överstigs. Om någon olycka skulle ske är det personens uppgift att vara behjälplig.

Funktionärerna ska vara på plats under hela tiden som discot pågår för att ordna med logistik, mat och inträde samt se till så att alla är trygga och mår bra.

Ska det vara inträde till discot? Sätt ett pris som är lågt så att fler personer har möjlighet att komma in. Kan deltagarna få någonting i utbyte mot inträdesavgiften, exempelvis armband, glowsticks, godiskuponger eller låtsastatueringar?

Se till så det finns mat och dryck tillgängligt. Om den säljs, se till så att priset är lågt för att öka sannolikheten för att så många som möjligt ska ha råd att äta. Om det tagits betalt i inträde kan det ingå exempelvis en läsk och en påse godis i priset, som betalas med matkuponger man får vid entrén.

Informera deltagarna om vilka regler som gäller på discot, exempelvis vilka beteenden som är okej och vilka som inte accepteras. Berätta vilka öppettider som finns och när lokalen stänger.

Om det finns någon ansvarig kontaktperson bör dennes kontaktuppgifter finnas tillgängliga i lokalen så att det är enkelt att kontakta hen. Det är bra om personen är på plats fysiskt, men också går att nå via telefon eller sms.

Se till att skapa en positiv känsla både för dig själv och andra. Tänk på hur fint det är att ni anordnat det här tillsammans, och hur viktigt det kommer vara för många personer.

Håll sociala medier uppdaterade om vad som händer under arrangemanget. Visa aktiviteter som görs, pynt och fikan.

Innan dagen kan avslutas helt finns det några sista saker som är bra att gå igenom:

• Städa upp och ställ i ordning.
• Tacka personerna som hjälpt till och deltagit.
• Publicera bilder text från discot.
• Gå igenom pengar: Har ni betalat allt? Har ni sorterat alla kvitton och bokfört allt?

Tacka för deras insats och om ni vill kan ni be dem utvärdera arrangemanget.

Städa upp, diska, släng sopor och ställ i ordning allt. Se till så det ser trevligt ut att komma till lokalen vid nästa tillfälle.

När ni har genomfört projektet är det dags att redovisa pengarna. Den ekonomiska redovisningen är en slutlig beräkning av alla pengar. Ni gör denna när ni har betalat alla pengar som ska betalas, och fått in alla pengar som ska fås in.

Efter ett arrangemang är det bra att göra en utvärdering. Hur har det gått? Hur har det varit? Vad har ni lärt er? Har ni haft kul? Vad gillade ni mest?

Tacka alla som deltagit och berätta något positivt om det. Ni kan också dela bilder, texter, videoklipp där ni visar discot. Fokusera på hur kul ni har haft, och vad era kommande planer är.

Fira det fantastiska jobb ni har gjort från idé och planering till genomförande! Skåla med valfri dryck och fika tillsammans. Detta stärker gemenskapen mellan er och bidrar till en positiv stämning.

Om ni tyckte det var kul att planera och arrangera och vill göra det igen - sätt igång direkt! Använd energin och motivationen ni fått från att starta upp den här ungdomsgården till att spåna vidare på nya idéer och saker ni vill göra tillsammans i er förening!