Fundera på vad ni vill göra, hur det ska göras, vilka som är målgruppen, var ni ska ha evenemanget och vad som ska innefattas. Ska det finnas fika på plats? Ska personer bjudas in till turneringen? Vem ska vara domare? Vilka sporter ska turneringen innefatta?

När ni har spånat på en idé är det dags att förbättra idén ytterligare. Tänk fritt, men utgå från idéerna ni kommit överens om. Gör idéerna mer konkreta och specifika. Utgå från vad som är möjligt att göra.

En projektplan kan vara bra att göra för att göra det tydligt vad som ska göras, hur och när. Skriv ned följande:

• Beskrivning av turneringen.
• Anledningar till att ni vill arrangera turningen.
• Vilka vill ni ska komma på turneringen? Vilka ska spela?
• När ska turneringen vara?
• Var ska turneringen vara? Inomhus eller utomhus? Vad behöver finnas på platsen?
• Behövs något mer? Fika? Övernattningsmöjligheter?

En förening gör det möjligt att öppna ett bankkonto och ta del av ekonomisk och praktisk hjälp från Vi Unga. Det tar ungefär en timme att starta en förening. Vårt startkit guidar dig steg för steg genom hela processen.

En studiecirkel gör det möjligt att lära sig saker tillsammans. Det sker frivilligt och i organiserad form. Med en studiecirkel kan du få stöd och hjälp från Studieförbundet Vuxenskolan. Du kan få tillgång till lokaler, utrustning och fikabidrag.

Med en tidsplan får ni överblick över allt som ska göras. Detta gör det lättare att planera, då ni kommer få en tydligare bild av hur omfattande projektet kommer vara. Ni kan ladda ner vår guide för att göra en tidsplan – den kan även användas som checklista, där ni kryssar för det ni blivit klara med.

En aktivitetsplan gör det lättare att se allt som behöver göras och när det behöver bli gjort. Vad ska göras? Vem ska göra vad? När ska det vara klart? Se till så att alla vet vad de ska göra. Kom ihåg att ha med allt som ska göras i aktivitetsplanen, även små uppgifter. Detta gör så att ni kommer ihåg att göra allt, vilket underlättar planeringen och utförandet.

Behövs mer hjälp i planeringen? Testa att göra våra två övningar Livspussel och Ansvarsfördelning. Övningarna gör det lättare att få ihop vardagslivet med planering och genomförande av ett arrangemang. Ni får också hjälp att fördela uppgifterna rättvist mellan er, om ni är flera som arrangerar.

Hur mycket pengar har ni att använda för arrangemanget? Vilka kostnader kommer ni ha för er turnering? Kommer ni behöva betala för att hyra lokal, marknadsföra arrangemanget eller för att köpa fika? Kommer ni få in några pengar genom arrangemanget? Skriv upp vilka utgifter och inkomster ni kommer ha. Om ni behöver pengar för att genomföra turneringen, fundera på hur ni ska få tag i summan ni behöver. Ska ni söka stipendier, sponsorer eller bidrag? Finns det andra alternativ?

Var ska turneringen hållas? Behöver ni låna eller hyra lokaler eller går det att använda allmänna platser såsom fotbollsplaner? Kommer platsen vara ledig vid tidpunkten ni vill anordna turneringen?

Vilken lokal behövs för turneringen? Ska ni vara inomhus eller utomhus? Hur stor behöver lokalen vara? Finns det plats för att förvara saker och byta om? Finns det bra platser för besökare att vila eller umgås på? Hur är tillgängligheten? Kan man röra sig obehindrat i lokalerna om man använder rullstol, rollator eller andra hjälpmedel?

Det är bra att förbereda spelet i förväg. Låt alla som vill delta anmäla sig till turneringen. Är det färdiga lag som anmäler sig, eller kommer ni sätta ihop lag? Vilka lag ska mötas när? Hur många spelare ska det vara per lag? Se till så att det finns tillräckligt många spelare och lag så att alla hinner möta alla. Om det är många deltagare kan det vara bra om varje lag är större, så att alla hinner spela.

Hur ska personer anmäla sig för att delta i turneringen? Ska de skicka mejl, sms, fylla i ett formulär, ringa eller något annat? Fixa så att det går enkelt att anmäla sig, och erbjud olika anmälningssätt så att så många som möjligt kan anmäla sig. Kom ihåg att sätta datum för sista anmälningsdag så att ni har tid att planera färdigt allt. Fundera på vad som ska stå med i anmälan: Vad krävs för att kunna anmäla sig? Behöver man ta med sig något? Finns det någon åldersgräns?

Vilka regler ska gälla under turneringen? Vad händer om någon bryter mot reglerna? Vem är domare? Hur många domare behövs för turneringen?

Vilken utrustning behövs för turneringen? Hur fixar ni utrustningen? Kan ni låna utrustning, finns det på plats eller har personer i arrangörsgänget utrustning själva som de kan låna ut? Kan ni få utrustning sponsrat? Ska deltagare ta med sig någonting själva?

Pengar kan komma in genom bidrag, stipendier och sponsorer. Som medlemmar i Vi Unga kan ni söka Snabba Slanten, vilket är ett bidrag som delas ut till föreningar för att främja engagemang och genomföra arrangemang. Genom Snabba Slanten kan ni söka upp till 10 000 kronor.

Se till att sprida information om den kommande turneringen. Marknadsför den på plattformar som ni tror att era målgrupper använder. Det kan vara via olika sociala medier eller på fysiska platser som fritidsgårdar och skolor. Berätta om turneringen, men också om er själva som förening. Det kan underlätta om ni skapar egna sociala medier-konton för er förening, där personer snabbt ser att det är just ni som är arrangörer och kan känna igen er.

Ett dagsschema gör det enkelt att se vad som ska göras under dagen och vid vilka tidpunkter. I schemat kan man också skriva ut vem som ska göra vad. Detta gör att alla får bättre koll på vad de själva ska göra, men också vad andra gör. På så sätt ser man tydligare att allt finns med i schemat.

Under turneringen kommer det behövas ett spelschema. På spelschemat ser man vilka lag som spelar när och vem de spelar mot. Spelschemat gör det lättare för spelarna att förstå hur turneringen ska gå till.

Inför turneringen är det viktigt att skicka ut information till deltagarna så att alla vet vad som gäller. Några saker som är bra att informera om är följande:

• Lag och lagindelning.
• Schema för dagen.
• Information om vilka som är ansvariga och domare.
• Om deltagarna ska ta med något.
• Om det kommer finnas mat och fika, och vad som kommer att finnas.
• Kontaktuppgifter till personer som man kan kontakta vid frågor.

Ansvarsfördelning är viktigt för att försäkra sig om att allt blir gjort, och att alla är delaktiga i det som görs. Skriv ner alla områden ni kommer på och bestäm vem som är ansvarig för vad. Ansvarsområden kan innefatta nedanstående:

• Spelschema: Vem ser till så att spelschemat följs?
• Fixa till i lokalen: Vem förbereder lokalerna? Vem håller koll på nyckeln?
• Städning: Vilka städar efter att turneringen är avslutad?
• Fixa utrustning: Vem ser till så att utrustningen finns på plats?
• Mat och fika: Vem inhandlar och serverar?
• Presentatör: Vem hälsar alla välkomna och presenterar turneringen?
• Sociala medier: Vem tar bilder, filmar och sprider evenemanget?

Se till att ni har en positiv känsla - både enskilt, gemensamt och tillsammans med deltagarna. Kom ihåg att ha roligt och sprida glädje.

När turneringen närmar sig är det återigen dags att sprida information om det genom marknadsföring. Om ni använt er av sociala medier kan ni dela ett evenemang för händelsen. Det gör det möjligt för personer att se vad som händer och spara eventet eller bjuda in sina vänner.

Innan arrangemanget kan avslutas helt finns det några sista saker som är bra att gå igenom:

• Städa upp och ställ i ordning.
• Tacka personerna som hjälpt till och deltagit.
• Publicera bilder och text från turneringen.
• Gå igenom pengar: Har ni betalat allt? Har ni sorterat alla kvitton och bokfört allt?

När ni har genomfört turneringen är det dags att redovisa pengarna. Den ekonomiska redovisningen är en slutlig beräkning av alla pengar. Ni gör denna när ni har betalat alla pengar som ska betalas, och fått in alla pengar som ska fås in.

Efter ett arrangemang är det bra att göra en utvärdering. Hur har det gått? Hur har det varit? Vad har ni lärt er? Har ni haft kul? Vad gillade ni mest? Detta är viktigt, både för att lyfta fram allt som gick bra och alla lärdomar man dragit – men också för att stärka känslan av gemenskap och de gemensamma erfarenheter som skapats. Det är också viktigt om ni tänkt arrangera andra aktiviteter eller evenemang i framtiden.

Tacka alla som deltagit under turneringen och berätta något positivt om det. Ni kan också dela bilder, texter, videoklipp eller information om hur resultaten blev. Fokusera på hur kul ni har haft, och om ni har planer om att anordna en ny turning framöver kan ni berätta om detta också.

Fira det fantastiska jobb ni har gjort från idé och planering till genomförande! Skåla med valfri dryck och fika tillsammans. Detta stärker gemenskapen mellan er och bidrar till en positiv stämning.

Om ni tyckte det var kul att planera och arrangera och vill göra det igen - sätt igång direkt! Använd energin och motivationen ni fått från att anordna den här turneringen till att spåna vidare på nya idéer och saker ni vill göra tillsammans i er förening!