Har ni en idé om vad ni vill göra? Eller behöver ni komma på fler olika idéer innan ni bestämmer er? Diskutera igenom de olika förslagen som kommer fram och kom överens om vad ni vill fokusera på i varje förslag.

När ni har kommit på en idé för vad ni vill göra är det dags att bestämma hur ni ska genomföra idén. Kan ni vara mer specifika i vad som ska göras? När ska evenemanget ske? Vad behövs för att genomföra evenemanget?

Efter att ni börjat utveckla er idé och känner att det är dags att fortsätta med planeringen. Gör det genom att besvara följande punkter:

• Vad är det ni ska göra?
• Vilka aktiviteter ska ni ha under dagarna?
• Vilka aktiviteter ska ni ha under kvällarna?
• Varför vill ni arrangera?
• Vem arrangerar ni för?
• När vill ni genomföra arrangemanget?
• Var ska ni ha arrangemanget?
• Ska det hända något mer?

En förening gör det möjligt att öppna ett bankkonto och ta del av ekonomisk och praktisk hjälp från Vi Unga. Det tar ungefär en timme att starta en förening. Vårt startkit guidar dig steg för steg genom hela processen.

En studiecirkel gör det möjligt att lära sig saker tillsammans. Det sker frivilligt och i organiserad form. Med en studiecirkel kan du få stöd och hjälp från Studieförbundet Vuxenskolan. Du kan få tillgång till lokaler, utrustning och fikabidrag.

Med en tidsplan får ni överblick över allt som ska göras. Detta gör det lättare att planera, då ni kommer få en tydligare bild av hur omfattande projektet kommer vara. Ni kan ladda ner vår guide för att göra en tidsplan – den kan även användas som checklista, där ni kryssar för det ni blivit klara med.

En aktivitetsplan gör det lättare att se allt som behöver göras och när det behöver bli gjort. Kom ihåg att ha med allt som ska göras i aktivitetsplanen, även små uppgifter. Detta gör så att ni kommer ihåg att göra allt, vilket underlättar planeringen och utförandet. Se till så att alla vet vad de ska göra.

• Vad ska göras?
• Vem ska göra vad?
• När ska det vara klart?

Behövs mer hjälp i planeringen? Testa att göra våra två övningar Livspussel och Ansvarsfördelning. Övningarna gör det lättare att få ihop vardagslivet med planering och genomförande av ett arrangemang. Ni får också hjälp att fördela uppgifterna rättvist mellan er, om ni är flera som arrangerar.

Hur många ledare kommer behövas under lägret, och när ska varje person vara tillgänglig på platsen? Om det är många deltagare är det ofta tryggt om det finns många ledare på plats. På ett läger finns det ofta mycket att göra, både praktiska saker och sociala aktiviteter.

Ska det finnas någon som är kontaktansvarig, som delar med sig av information till deltagarna och kan kontaktas om man har några frågor?

Ska det finnas någon matansvarig på plats, som köper in, tillagar och serverar mat samt har koll på kostval och allergier?

Hur mycket pengar har ni att använda för arrangemanget? Vilka kostnader kommer ni ha för? Kommer ni behöva betala för att hyra lokal, marknadsföra arrangemanget, bjuda in en några gäster, underhållning eller för att köpa fika och mat? Kommer ni få in några pengar genom arrangemanget? Skriv upp vilka utgifter och inkomster ni kommer att ha.

Var ska evenemanget hållas? Behöver ni låna eller hyra lokaler? Kan ni använda lokaler som brukar ha verksamhet för unga, såsom fritidsgårdar, kulturhus eller skolor? Kan ni vara på en bygdegård eller hembygdsgård? Kommer platsen vara ledig vid tidpunkten ni vill anordna evenemanget? Är lokalen fysiskt tillgänglig, så personer med rullstol kan röra sig fritt i alla utrymmen?

Bestäm vilken lokal eller på vilken plats evenemanget ska hållas, och kom överens med lokalägaren om vilka regler som gäller. Fixa nyckel och fixa i ordning lokalen som ni vill ha den. Kom ihåg att ställa tillbaka allt som det var när ni kom efter att evenemanget är avslutat.

Ta reda på vilken utrustning som behövs och hur ni fixar det. Ibland kan det finnas saker som behövs i lokalen ni är i, och ibland behöver det tas med - såsom toastjärn. Saker som kan vara bra att ha under ett läger är receptfria huvudvärkstabletter, mensskydd, hygienprodukter, plåster och bandage.

Kom ihåg att fixa utrustning för aktiviteterna ni ska göra också! Det kan dessutom vara bra att ha tillgång till saker deltagarna kan sysselsätta sig med på egen hand, såsom spel, kortlekar, papper och pennor, instrument, bollar, hopprep, pyssel och böcker. Skriv gärna namn på saker så att alla ser tydligt vems det är.

Ta fram ett schema för både er arrangörer och för det kommande evenemanget. Vad ska göras? Vem ska göra vad? Vilken tid ska det göras? Kom ihåg att planera in pauser och tid för att äta eller fika så att ni får återhämtning.

Behöver ni få in pengar för att bekosta utgifterna, eller har ni pengar i föreningen ni kan använda? Om ni behöver få tag i pengar kan ni söka bidrag, stipendier, Snabba Slanten, få pengar från studieförbund eller bli sponsrade.

Ska någon i planeringsgruppen vara ledare, eller ska någon utifrån anlitas? Om ni anlitar någon utifrån, ska personen få ekonomisk ersättning? Ska ledarna fungera som kontaktpersoner som har ansvar för deltagarna eller kontakten med dem? Vad ska varje ledare ha i uppgift? Gör varje ledare varsina aktiviteter med deltagarna, eller är alla ledare samtidigt?

Funktionärer är personer som har olika roller under lägret. Några exempel på roller är följande:

• Samordnare. Kommunikationsenhet, ser till att allt blir gjort och att deltagarna har någon att vända sig till.
• Aktivitetsledare. Ser till att aktiviteterna görs och att alla deltagare har någon att vara med.
• Logistiker. Skjutsar, fixar akuta ärenden, hämtar deltagare.
• Må-ansvarig.Kollar hur deltagarna mår, hur de trivs och uppmuntrar till aktiviteter.

Kommer det finnas någon matansvarig på plats? Det kan vara en eller flera personer som lagar och serverar mat och fika, samt har koll på innehållet i allt ätbart.

För att personer ska veta huruvida de ska anmäla sig till lägret är det bra att berätta information om evenemanget:

• Vem som arrangerar.
• Vad det är för slags läger.
• Datum och tider.
• Plats, stad och adress.
• Målgrupp.
• Kostnad.
• Sista datum för anmälan.
• Kontaktuppgifter.

När man planerar läger är det viktigt att veta i förväg hur många deltagare som ska komma, och om det finns något som ledarna behöver känna till om dem i förväg. Saker som kan vara bra för er arrangörer att ha information om är följande:

• Namn och personuppgifter.
• Kontaktuppgifter.
• Vårdnadshavare och kontaktuppgifter.
• Kostval.
• Allergier.
• Funktionssätt, behov av stöd eller anpassningar (fysiskt, psykiskt eller kognitivt).
• Mediciner samt vem som ansvarar för dessa.
• Önskemål på aktiviteter att göra under lägret.

När sista datumet för anmälan har varit kan ni börja gå igenom dessa. Skicka sedan ut inbjudningskort till personerna som blivit registrerade som deltagare. Hälsa dem välkomna och berätta mer om vad som kommer att ske på lägret. Ni kan också skicka med en lista på saker de behöver ta med sig som packning, samt informera om vad som kommer att finnas på plats. Om det finns några regler, exempelvis kring fickpengar eller värdesaker, kan ni berätta det också.

• Lista över allt som has med.
• Ryggsäck eller väska att packa i.
• Sovsäck, liggunderlag, kudde.
• Kläder och sovkläder.
• Påse för använda kläder.
• Hygienprodukter (tandborste, tandkräm, tvål, schampo, borste, mensskydd, etc.)
• Mediciner.
• Handduk.
• Eventuellt badkläder.
• Mobil och laddare.
• Fickpengar.

Se till att sprida information om det kommande evenemanget. Marknadsför det på plattformar ni tror att era målgrupper använder. Det kan vara via olika sociala medier eller på fysiska platser som fritidsgårdar och skolor. Berätta om evenemanget, men också om er själva som förening.

Det är bra att dela upp ansvarsområden, så att alla personer i planeringsgruppen är delaktiga och vet vad de ska göra. Fundera kring vilka uppgifter som ska göras och se till att fördela dem jämt mellan er för att försäkra er om att allt hinns med och blir gjort.

Ta fram ett schema för både er arrangörer och för det kommande evenemanget. Vad ska göras? Vem ska göra vad? Vilken tid ska det göras? Kom ihåg att planera in pauser och tid för att äta eller fika så att ni får återhämtning.

Bestäm vilka aktiviteter som ska göras. Planera in lära känna-övningar för att skapa en trygg grund för deltagarna. Aktiviteter kan både bestå i lekar, men kan också vara någonting som deltagarna jobbar med under hela lägret såsom att öva på en teater eller låt som spelas upp i slutet av lägret. I schemat kan det också vara bra att lämna utrymme för att vara själv och umgås fritt. Se dock till så att alla har någon att umgås med så att ingen blir ofrivilligt ensam.

Säkerhet är viktigt både vid resor, men omfattar också lokalsäkerhet såsom att känna till nödutgångar och veta vad man gör vid brand. Säkerhet handlar också om beteenden – alla ska känna sig trygga! Det finns nolltolerans mot trakasserier, mobbning, övergrepp eller diskriminering.

Det är viktigt att ledarna kan fungera som en trygghet för deltagarna. Det gör att sannolikheten ökar för att deltagarna berättar för ledarna om någonting skulle hända, om de har frågor eller mår dåligt. Av den anledningen kan deltagare ibland få en ledare tilldelade till sig som primär kontaktperson.

När ni vet hur många som kommer vara med på lägret kan ni planera vilken mat som ska göras och i vilken mängd. Kom ihåg att räkna med både deltagare, ledare och andra som är delaktiga i lägret. Planera maten så att alla kommer få i sig näringsrik och energirik mat, så att humöret hålls uppe. Tänk på om det finns några anmälda kostval eller allergier. Se gärna till att det finns frukt tillgängligt. Om någon med diabetes kommer vara med på lägret kan det vara bra att det finns druvsocker.

Ni kan utgå från recepten som finns i Vi Ungas receptbok för unga arrangörer, där det finns tips om både frukost, lunch, mellanmål, snacks, fika och kvällsmat. Välj gärna mat som är snabblagad, och som deltagarna kan hjälpa till att fixa.

När tiden för lägret närmar sig och det är några veckor kvar är det bra att skicka ut information till deltagarna igen. Det kan vara lättare att ge mer detaljerad information i det här skedet, när ni kommit längre i planeringen. Skicka med så mycket information som ni känner är viktigt och bra för dem att veta i förväg. Ni kan också ringa upp deltagarna innan lägret för att fråga hur de mår och hur det känns att det snart är dags för läger! Det gör att deltagarna kan känna sig tryggare med att åka på läger, samtidigt som ni ledare får en första kontakt med dem i realtid.

Se till så att deltagarna har möjlighet att kommunicera med ledarna på ett enkelt sätt. Det kan vara genom sms, lappar, telefonsamtal eller fysiska samtal. Var tydliga med att deltagarna alltid är välkomna att kontakta er om vad som helst. Om något har hänt, om de undrar över något, om de behöver hjälp, om de mår dåligt, om någon på lägret betett sig dumt eller något helt annat. Kommunikationen gör det också möjligt för ledarna att kontakta deltagarna, för att påminna om saker eller för att kolla så att allt är okej.

Det är viktigt att bidra till en positiv känsla för både deltagare och ledare – men också för sig själv. Kom ihåg att alla gör sitt bästa och även om något inte skulle bli som planerat så kan det vara roligt och lärorikt ändå!

Det kan vara bra för er i arrangörsgruppen att ha en rolig och avslappnad träff innan lägret, för att lära känna varandra bättre och se till så att alla känner sig trygga i sina roller. Kom också överens om hur ni ska hantera jobbiga situationer som kan uppstå under lägret, finns det någon ni kan vända er till och prata med – eller sköter ni allt inom arrangörsgruppen?

Finns det något kvar att göra innan ni är helt färdiga med arrangemanget och allt efterarbete? Skriv ner allt på en lista och bestäm vem som ansvarar för vad. Skriv ner även småsaker så att ni kommer ihåg allt! Har ni städat och ställt i ordning allt? Tackat personerna som hjälpt till? Publicerat information på sociala medier? Gått igenom pengarna?

Om lägret har haft ledare eller fått hjälp från andra personer är det dags att fundera på hur ni ska tacka dem. Ska personerna få betalt för sina insatser? Ska de utvärdera hur de upplevt arrangemanget?

Efter att deltagarna har lämnat lägret kan ni passa på att tacka dem för den här gången, berätta hur roligt lägret har varit och önska en god fortsättning.

När ni har genomfört evenemanget är det dags att redovisa pengarna. Den ekonomiska redovisningen är en slutlig beräkning av alla pengar. Ni gör denna när ni har betalat alla pengar som ska betalas, och fått in alla pengar som ska fås in.

Efter ett arrangemang är det bra att utvärdera hur det har gått och hur det har varit. Vad har ni lärt er? Vad tyckte ni var bra? Vad kan göras bättre nästa gång? Vilka är era bästa minnen från evenemanget?

Dela information på era sociala medier där ni berättar hur ni haft det, visar bilder och filmer från lägret. Det blir ett sätt att minnas allt roligt ni gjort, men också ett sätt att informera anhöriga och utomstående om vilket fint läger ni haft!

Fira det fantastiska jobb som ni har gjort från idé och planering till genomförande! Skåla med valfri dryck och fika tillsammans. Detta stärker gemenskapen mellan er och bidrar till en positiv stämning.

Om ni tyckte det var kul att arrangera och känner att ni vill göra det igen - börja redan nu fundera på nästa arrangemang! Ta vara på energin och peppen ni fått av att ha genomfört det här evenemanget och kom på nya idéer för vad ni vill göra nästa gång!