Har ni en idé om vad ni vill göra? Eller behöver ni komma på fler olika idéer innan ni bestämmer er? Diskutera igenom de olika förslagen som kommer fram och kom överens om vad ni vill fokusera på i varje förslag.

När ni har kommit på en idé för vad ni vill göra är det dags att bestämma hur ni ska genomföra idén. Kan ni vara mer specifika i vad som ska göras? När ska evenemanget ske? Vad behövs för att genomföra evenemanget?

En förening gör det möjligt att öppna ett bankkonto och ta del av ekonomisk och praktisk hjälp från Vi Unga. Det tar ungefär en timme att starta en förening. Vårt startkit guidar dig steg för steg genom hela processen.

En studiecirkel gör det möjligt att lära sig saker tillsammans. Det sker frivilligt och i organiserad form. Med en studiecirkel kan du få stöd och hjälp från Studieförbundet Vuxenskolan. Du kan få tillgång till lokaler, utrustning och fikabidrag.

Med en tidsplan får ni överblick över allt som ska göras. Detta gör det lättare att planera, då ni kommer få en tydligare bild av hur omfattande projektet kommer vara. Ni kan ladda ner vår guide för att göra en tidsplan – den kan även användas som checklista, där ni kryssar för det ni har blivit klara med.

En aktivitetsplan gör det lättare att se allt som behöver göras och när det behöver bli gjort. Vad ska göras? Vem ska göra vad? När ska det vara klart? Se till så att alla vet vad de ska göra. Kom ihåg att ha med allt som ska göras i aktivitetsplanen, även små uppgifter. Detta gör så att ni kommer ihåg att göra allt, vilket underlättar planeringen och utförandet.

Behövs mer hjälp i planeringen? Testa att göra våra två övningar Livspussel och Ansvarsfördelning. Övningarna gör det lättare att få ihop vardagslivet med planering och genomförande av ett arrangemang. Ni får också hjälp att fördela uppgifterna rättvist mellan er, om ni är flera som arrangerar.

Hur mycket pengar har ni att använda för arrangemanget? Vilka kostnader kommer ni ha för? Kommer ni behöva betala för att hyra lokal, marknadsföra arrangemanget, bjuda in en ansvarig utbildningsledare eller för att köpa fika? Kommer ni få in några pengar genom arrangemanget? Skriv upp vilka utgifter och inkomster som ni kommer att ha.

Var ska evenemanget hållas? Behöver ni låna eller hyra lokaler? Går det att använda lokaler i skolor, bibliotek, fritidsgårdar, studieförbundslokaler, kulturhus eller bygdegårdar? Kommer platsen vara ledig vid tidpunkten ni vill anordna evenemanget?

Hur ska upplägget vara för workshopen, utbildningen eller föreläsningen? Ska samma person hålla i hela evenemanget eller är det flera som är ansvariga? När ska det vara pauser och hur ska de organiseras? Tänk igenom hur ni skapar ett pedagogiskt upplägg som blir tydligt.

Ta fram ett schema för både er arrangörer och för det kommande evenemanget. Vad ska göras? Vem ska göra vad? Vilken tid ska det göras? Kom ihåg att planera in pauser och tid för att äta eller fika så att ni får återhämtning.

Bestäm vilken lokal eller på vilken plats evenemanget ska hållas, och kom överens med lokalägaren vilka regler som gäller. Fixa nyckel och fixa i ordning lokalen som ni vill ha den. Kom ihåg att ställa tillbaks allt som det var när ni kom efter det att evenemanget är avslutat.

Ta reda på vilken utrustning som behövs och hur ni fixar det. Ibland kan det finnas saker som behövs i lokalen ni är i, och ibland behöver det tas med. Saker som kan vara bra att ha under en workshop, utbildning eller föreläsning kan vara papper och pennor, whiteboard och whiteboardpennor, blädderblock, dator som kan kopplas upp och visas på storskärm och liknande.

Fixa mat och fika som så många som möjligt kommer kunna äta. Tänk på allergier och kostval. Om ni fixar mat kan ni servera plockmat med många olika alternativ, så att alla kan hitta något de tycker om – och ni behöver inte fixa flera olika maträtter. Kom ihåg att fixa fika som alla kan äta, exempelvis glutenfritt, mjölkfritt och äggfritt.

Behöver ni få in pengar för att bekosta utgifterna, eller har ni pengar i föreningen ni kan använda? Om ni behöver få tag i pengar kan ni söka bidrag, stipendier, Snabba Slanten, få pengar från studieförbund eller bli sponsrade.

Ska någon i planeringsgruppen vara utbildningsledare, eller ska någon utifrån anlitas? Om ni anlitar någon utifrån, ska personen få ekonomisk ersättning?

Vilka riktar sig evenemanget till? Är det öppet för vem som helst, behöver personer anmäla sig i förväg eller ska ni skicka ut inbjudningar?

Se till att sprida information om det kommande evenemanget. Marknadsför det på plattformar ni tror att era målgrupper använder. Det kan vara olika sociala medier eller fysiska platser som fritidsgårdar och skolor. Berätta om evenemanget, men också om er själva som förening.

Ett dagsschema gör det enkelt att se vad som ska göras under dagen och vid vilka tidpunkter. I schemat kan man också skriva ut vem som ska göra vad. Detta gör att alla får bättre koll på vad de själva ska göra, men också vad andra gör. På så sätt ser man tydligare att allt finns med i schemat.

Dela upp ansvarsområden mellan alla som är med och planerar evenemanget. Vem tar fram schema? Vem är värdansvarig? Vem sköter mat och fika? Vem skickar ut information till deltagare? Vem sprider ordet? Vem är kontaktperson?

Ett schema är bra för att göra det tydligt vad som ska göras, var det kommer ske, vem som är ansvarig och vilka tider som gäller. Se till så att schemat finns tillgängligt under hela tiden för evenemanget. Kom ihåg att planera in pauser också, och även tid för mat eller fika om evenemanget pågår under längre tid.

Kom i förväg överens om vilka som är ansvariga för utbildningsledare och deltagare. Det är deras uppgift att se till så de trivs och känner sig välkomna.

Se till så att det finns mat, dryck och fika tillgängligt. Det gör så att alla kan hålla uppe energinivåerna under tiden för evenemanget, samtidigt som det gör det möjligt för deltagarna och utbildningsledarna att umgås med varandra under friare former.

Det är bra att skicka ut information till deltagare innan evenemanget. Information som är extra viktig att dela ut kan vara följande:

• Information om vilka som är ansvariga för utbildningen.
• Schema för evenemanget.
• Om något ska tas med.
• Vilken mat och fika som kommer att finnas tillgängligt.
• Kontaktuppgifter till personer som man kan höra av sig till om man har frågor.

Ta bilder, filma, skriv och berätta vad ni har för er och publicera det på era sociala medier. Visa hur det går med evenemanget och ha kul tillsammans!

Finns det något kvar att göra innan ni är helt färdiga med arrangemanget och allt efterarbete? Skriv ner allt på en lista och bestäm vem som ansvarar för vad. Skriv ner även småsaker så att ni kommer ihåg allt! Har ni städat och ställt i ordning allt? Tackat personerna som hjälpt till? Publicerat information på sociala medier? Gått igenom pengarna?

Om workshopen, utbildningen eller föreläsningen har haft utbildningsledare är det dags att fundera på hur ni ska tacka hen. Ska personen få betalt för sin insats? Ska personen utvärdera hur hen upplevt arrangemanget?

När ni har genomfört evenemanget är det dags att redovisa pengarna. Den ekonomiska redovisningen är en slutlig beräkning av alla pengar. Ni gör denna när ni har betalat alla pengar som ska betalas, och fått in alla pengar som ska fås in.

Efter ett arrangemang är det bra att utvärdera hur det har gått och hur det har varit. Vad har ni lärt er? Vad tyckte ni var bra? Vad kan göras bättre nästa gång?

Fira det fantastiska jobb ni har gjort från idé och planering till genomförande! Skåla med valfri dryck och fika tillsammans. Detta stärker gemenskapen mellan er och bidrar till en positiv stämning.

Om ni tyckte att det var kul att arrangera och känner att ni vill göra det igen - börja redan nu fundera på nästa arrangemang! Ta vara på energin och peppen ni fått av att ha genomfört det här evenemanget och kom på nya idéer för vad ni vill göra nästa gång!